Back Office Manager:in (m/w/d)
Back Office Manager:in (m/w/d)
Seit über 40 Jahren ist Unifarco ein verlässlicher Partner der Apotheken. Mit unserem umfassenden Eigenmarkenkonzept, bestehend aus hochwertigen kosmetischen Produkten, Nahrungsergänzungsmitteln und Medizinprodukten, unterstützen wir Apotheken dabei, ihre Position als kompetente Gesundheits- und Schönheitsberater zu stärken. Ergänzt wird unser Portfolio durch eine dermatologische Pflegeserie sowie eine dekorative Kosmetiklinie, die speziell auf die Bedürfnisse anspruchsvoller Kunden abgestimmt ist. Dank unserer langjährigen Erfahrung, innovativen Produktentwicklungen und praxisnahen Beratungskonzepte bieten wir Apotheken ganzheitliche Lösungen, die Qualität, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit miteinander verbinden. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit unseren Partnerapotheken nachhaltigen Mehrwert für Kunden und Patienten zu schaffen. Zur Verstärkung unseres Teams in der Zentrale in Unterhaching bei München suchen wir einen/eine Back Office Mitarbeiter:in (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit.
Ihre Aufgaben im Überblick
Büroorganisation & Verwaltung
- Gewährleistung eines makellosen Zustands des Büros – sowohl funktional, ästhetisch als auch technisch
- Dokumentenpflege und -verwaltung sowie fortlaufende Optimierung interner Prozesse
- Gestaltung und Erhaltung eines professionellen, angenehmen und repräsentativen Arbeitsumfelds für Mitarbeitende und Gäste
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsartikeln und Getränken
- Führung und Aktualisierung von Bestands- und Inventarlisten (Büromaterial und -ausstattung)
- Verwaltung der Bürokasse
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
Schulungsadministration
- Pflege und Verwaltung der Schulungsdaten unserer festen Mitarbeitenden und Freelancer
- Überwachung und Dokumentation von Schulungsinhalten, Einsätzen und Aktivitäten
- Nachverfolgung und Protokollierung von Feedbacks, Berichten und Schulungsunterlagen
- Erkennung von Auffälligkeiten und deren Weiterleitung an die Schulungsleitung
- Mitarbeit bei der Qualitätssicherung im Schulungsbereich
- Planung und Organisation interner Events der Schulungsabteilung
- Unterstützung bei Kostenanalysen und Preisvergleichen
- Koordination von Caterings, Veranstaltungsorten und externen Dienstleistern im Zusammenhang mit Schulungen
- Organisation von Besprechungs- und Schulungsräumen einschließlich Technik und Verpflegung
Facility Management & Räumlichkeiten
- Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und Betriebsbereitschaft aller Bürobereiche
- Koordination und Beauftragung von Wartungs-, Reparatur- und Handwerksdiensten
- Ansprechpartner für Vermieter und externe Dienstleister sowie Meldung und Nachverfolgung von Mängeln
- Koordination und Kontrolle externer Dienstleister, wie z.B. Reinigungsfirmen und Sicherheitsdienste
Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams)
- ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und freundliches Auftreten
- Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
Hands-on-Mentalität – anpacken, wenn es nötig ist
Das bieten wir:
- Strukturierte Einarbeitung mit einem erfahrenen Kollegen an deiner Seite, der dich fachlich unterstützt und dir den Einstieg erleichtert
- Ein wertschätzendes Team mit flachen Hierarchien, offener Kommunikation und echter Zusammenarbeit
- Unbefristeter Arbeitsvertrag, 30 Tage Urlaub sowie ein attraktives Gehaltspaket mit jährlicher Basiserhöhung und Bonuszahlungen
- Moderne Arbeitsausstattung inklusive Laptop und IPhone
- Attraktive Mitarbeiterrabatte auf das gesamte von Unifarco-Sortiment •
- Umfassende Benefits für deine Sicherheit und dein Wohlbefinden: – Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge – Bezuschusste Mitgliedschaft bei eGym Wellpass – Betriebliche Krankenzusatzversicherung – und weitere Angebote, die dich im Alltag unterstützen
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung und aussagekräftige Vita an:
Unifarco Deutschland GmbH